Jedno źródło wiedzy o pojeździe
Flototeka łączy dane techniczne, umowę, terminy, ubezpieczenie, wartość rynkową, przebieg, paliwo, mandaty, raporty, dokumenty, korespondencję i historię kierowców. Wyszukiwarka prowadzi do właściwej karty po numerze rejestracyjnym, VIN, kierowcy, numerze umowy lub dostawcy.
Niepełne rekordy nie są odrzucane. Trafiają do listy „Do uzupełnienia”, dzięki czemu firma zachowuje ewidencję i jednocześnie widzi, które pola wymagają pracy.
Sprawy wymagające działania
Pulpit pokazuje terminy po dacie i w 30 dni, braki danych, uwagi Zarządu, najbliższe końce umów, polis i badań.
Historia zamiast nadpisywania
Archiwizacja zachowuje koszty i dokumenty, a kolejne okresy polis pozwalają porównywać składki i zakres rok do roku.
Odpowiedzialność
Role, zakres pojazdów, osoby odpowiedzialne, komentarze i audyt odpowiadają na pytanie: kto, kiedy i dlaczego wykonał daną operację.
Kontrolowane automatyzacje
Importy, odczyty dokumentów, powiadomienia i AI pokazują wynik przed zapisem albo kierują niepewne dane do weryfikacji.
Ubezpieczenia od polisy do decyzji
System obsługuje polisy, kolejne okresy ochrony, odnowienia, UFG oraz porównywanie ofert. Wymagania są wersjonowane, punktacja jawna, a rekomendacje pokazują dopasowanie, cenę, zakres i kompromis. Zamknięcie porównania zapisuje decyzję, ale nie zmienia automatycznie polis.
Eksploatacja i realny koszt floty
Tankowania można importować z plików dostawców kart, a przebiegi zbierać z aplikacji kierowcy, kart paliwowych, serwisów i wpisów ręcznych. Podejrzany odczyt nie aktualizuje licznika bez akceptacji. Wyceny działają w kolejce, a raporty obejmują TCO, koszt na kilometr oraz rozliczenie VAT.
Dokumenty i korespondencja w kontekście auta
Dokumenty pojazdu są przechowywane według kategorii. Odczyt dokumentu pokazuje wartości z kartoteki obok wartości ze źródła, wraz z cytatem i poziomem pewności. Skrzynka flotowa pozwala przypisać wiadomość oraz załączniki do właściwego pojazdu.
Uprawnienia do kierowania i zgodność z pojazdem
W systemie można prowadzić proces sprawdzania uprawnień kierowcy: status dokumentu, datę lub wynik weryfikacji oraz zgodność kategorii prawa jazdy z przypisanym pojazdem. Proces może wspierać pracę z rządową usługą sprawdzania uprawnień kierowcy. To ważne zwłaszcza dla flot firmowych, administracji, HR, osób wydających samochody służbowe i organizacji dbających o compliance.
AI, które nie podejmuje decyzji za użytkownika
AI jest opcjonalne. Pomaga czytać nieznane dokumenty, oferty i regulaminy, ale wynik wymaga weryfikacji człowieka. System pokazuje źródła, pewność, braki i koszt analizy. Treść dokumentu jest traktowana jako dane niezaufane, a polecenia znajdujące się w pliku są ignorowane.
Bezpieczeństwo i administracja
Konta zakłada administrator. Role oraz zakres pojazdów są sprawdzane po stronie serwera, a zmiana uprawnień wygasza aktywną sesję. Administrator konfiguruje powiadomienia, integracje, kopie zapasowe, dziennik systemu i przegląd spójności floty.
Weryfikacja uprawnień kierowcy i oświadczenia
Na karcie kierowcy można odnotować sprawdzenie uprawnień do kierowania pojazdem, wpisać obowiązkowy powód kontroli i zachować historię weryfikacji. To przydatne dla osób zarządzających flotą, działu HR oraz organizacji, które chcą dokumentować dopuszczenie kierowcy do prowadzenia samochodu. Poznaj moduł sprawdzania uprawnień kierowców.
System wspiera również zbieranie oświadczeń. Każda akceptacja może zostać zapisana jako niezmienny plik TXT z sumą SHA-256, dzięki czemu zostaje dowód treści zaakceptowanej przez kierowcę.
Zakres wdrożenia ustalany indywidualnie Moduły, integracje, sposób dostępu i miejsce uruchomienia są dobierane do organizacji. Podstawowe funkcje aplikacji działają bez integracji AI.
Zobacz Flototekę na danych demonstracyjnych.
Porozmawiajmy o wielkości floty, obecnych źródłach danych i procesach wymagających uporządkowania.