Dla firm, które chcą odejść od ręcznej ewidencji floty
W małej i średniej firmie informacje o samochodach często znajdują się jednocześnie w Excelu, wiadomościach e-mail, folderach z polisami i pamięci administratora. Taki model działa do momentu, w którym rośnie liczba pojazdów, zmieniają się kierowcy albo zbliża się kilka terminów naraz.
Flototeka tworzy jedno źródło wiedzy o flocie. Dane są uporządkowane według pojazdów i kierowców, a ważne zdarzenia prowadzą użytkownika bezpośrednio do właściwej kartoteki.
Ewidencja pojazdów firmowych
Dane techniczne, VIN, numer rejestracyjny, umowa, rata, limity, polisa, badanie, dokumenty, zdjęcia i historia kierowców.
Kierowcy i przypisania
Dane kontaktowe, prawo jazdy, okresy użytkowania pojazdów, korespondencja i ustalenie kierowcy na dzień zdarzenia.
Polisy i terminy
Okna 30, 60, 90 i 365 dni, osoby odpowiedzialne, aktualizacja okresów ochrony, porównanie danych i historia wysyłek.
Paliwo i koszty
Import transakcji kart paliwowych, wykrywanie duplikatów, przypisywanie kosztów oraz podsumowania zużycia i wartości tankowań.
Kartoteka pojazdu jako centrum wiedzy
Każdy samochód posiada własną kartę. Użytkownik widzi w niej najważniejsze dane, terminy, osobę korzystającą z pojazdu, karty paliwowe, dokumenty, kontakty serwisowe, tankowania, mandaty oraz historię decyzji i zmian.
System nie powinien zgadywać brakujących danych. Niepełne informacje mogą zostać oznaczone jako wymagające uzupełnienia, dzięki czemu administrator wie, które rekordy trzeba poprawić bez odrzucania całego importu.
Kontrola polis, umów i badań technicznych
Pulpit prezentuje terminy po dacie oraz zdarzenia zbliżające się w ciągu 30 dni. Lista polis może być filtrowana według wybranego przedziału, a osobie odpowiedzialnej można przekazać zadanie lub wysłać powiadomienie.
Dokument polisy może zostać wgrany do systemu, dopasowany do pojazdu i pokazany użytkownikowi przed zapisaniem. Aktualizacja nowego okresu odbywa się po porównaniu danych, a operacja pozostawia historię.
Import danych bez przepisywania wszystkiego od początku
Flototeka przewiduje import arkuszy z danymi floty oraz plików dotyczących tankowań. System może rozpoznać dostawcę, wykryć duplikaty, dopasować pojazdy i skierować nierozpoznane pozycje do weryfikacji.
To szczególnie ważne podczas wdrożenia. Firma nie musi zaczynać od pustej bazy — istniejące dane można uporządkować, zweryfikować i przenieść do nowego środowiska.
Role użytkowników i dziennik audytu
Zakres dostępu może być rozdzielony pomiędzy administratora systemu, administratora floty, administrację, Zarząd i użytkownika tylko do odczytu. Zmiany kluczowych pól mogą być rejestrowane wraz z autorem, czasem oraz poprzednią i nową wartością.
Usuwanie rekordów może mieć charakter logiczny. Informacja znika z bieżącej listy, ale historia pozostaje dostępna, co ułatwia wyjaśnianie wcześniejszych przypisań, dokumentów i decyzji.
Opcjonalny asystent AI
Podstawowe moduły aplikacji działają bez AI. Po skonfigurowaniu integracji administrator może uruchamiać analizy dokumentów i spójności danych. Wyniki są podpowiedziami, a nie autonomicznymi decyzjami — zapis powinien zawsze wymagać zatwierdzenia przez człowieka.
Program flotowy dopasowany do infrastruktury firmy
Flototeka może zostać uruchomiona na posiadanym Synology, serwerze Linux albo na VPS lub maszynie wirtualnej w chmurze. Firma nie musi kupować fizycznego serwera, aby rozpocząć pracę.
Przeczytaj, jak wygląda wdrożenie systemu flotowego na Synology, Linuxie i w chmurze, albo sprawdź opis bezpieczeństwa i backupu.
Zobacz Flototekę na danych demonstracyjnych.
Porozmawiajmy o wielkości floty, imporcie danych i najlepszym miejscu uruchomienia.