Jedna karta pojazdu zamiast wielu plików
Karta pojazdu jest centrum wiedzy o aucie. Łączy dane podstawowe i VIN, spółkę użytkującą, dostawcę i umowę, terminy, polisę, przebieg, paliwo, wartość rynkową, mandaty, raporty, dokumenty, korespondencję oraz historię kierowców.
Globalna wyszukiwarka prowadzi do właściwego rekordu po numerze rejestracyjnym, VIN, nazwisku kierowcy, numerze umowy lub dostawcy. Dzięki temu użytkownik nie musi pamiętać, w którym arkuszu albo folderze zapisano informację.
Lista aktywnych pojazdów
Filtry kolumnowe zawężają listę według numeru rejestracyjnego, marki, kierowcy, spółki, dostawcy i najbliższych terminów.
Kontrola duplikatów
Podczas dodawania pojazdu system sprawdza, czy numer rejestracyjny albo VIN nie występuje już w ewidencji.
Umowy i terminy
Formularz pojazdu obejmuje dane umowy, okres, ratę, limit kilometrów, koniec polisy i badanie techniczne.
Odświeżenie danych
Przegląd spójności sprawdza m.in. dane podstawowe, ważność OC, świeżość przebiegu, terminy umowy i aktualność wyceny.
Kierowcy, przypisania i historia użytkowania
Lista kierowców pokazuje przypisane pojazdy, dane kontaktowe i informacje o prawie jazdy. Wyłączenie kierowcy usuwa go z list wyboru, ale nie kasuje historii. Na karcie kierowcy pozostają wcześniejsze pojazdy, szkody, dokumenty, regulaminy i korespondencja flotowa.
Historia przypisań pozwala odpowiedzieć na pytanie, kto korzystał z samochodu w konkretnym okresie. Ma to znaczenie przy kosztach, mandatach, szkodach i raportach kierowcy.
Prawo jazdy i dokumenty z danymi osobowymi
Skan prawa jazdy nie jest traktowany jak zwykły dokument służbowy. Administrator, osoba wgrywająca i sam kierowca mają bezpośredni dostęp. Inne osoby składają uzasadnioną prośbę o kod, a historia dostępu pozostaje w systemie.
Asystent AI nie odczytuje prawa jazdy. Dane wpisuje się ręcznie, ponieważ dokument zawiera dane osobowe, których nie należy przekazywać do zewnętrznej analizy.
Sprawdzanie uprawnień do kierowania
Flototeka może wspierać proces weryfikacji uprawnień kierowcy: pokazać status sprawdzenia dokumentu, zgodność kategorii prawa jazdy z pojazdem i odnotować wynik kontroli. W praktyce moduł dobrze uzupełnia pracę z rządową usługą sprawdzania uprawnień kierowcy. To obszar szczególnie ważny dla fleet managerów, administracji, HR oraz osób odpowiedzialnych za wydawanie samochodów służbowych. Poznaj moduł sprawdzania uprawnień kierowców.
Weryfikacja uprawnień i oświadczenia
Na karcie kierowcy można odnotować sprawdzenie uprawnień do kierowania pojazdem. Zgodnie z założeniami modułu weryfikacja odbywa się ręcznie z obowiązkowym podaniem powodu sprawdzenia, a historia kontroli nie jest nadpisywana.
Funkcja jest przydatna dla osób odpowiedzialnych za flotę, działów HR oraz organizacji, które chcą wykazać, że dopuszczenie kierowcy do auta zostało sprawdzone i udokumentowane. System wspiera również zbieranie oświadczeń kierowców jako dowodu zaakceptowanej treści.
Braki danych są widoczne, ale nie blokują ewidencji
Niekompletny rekord nie jest odrzucany. Trafia do listy „Do uzupełnienia”, gdzie braki są pogrupowane po pojazdach i oznaczone wagą. Przycisk prowadzi bezpośrednio do właściwego pola na karcie.
Takie podejście pozwala szybko zaimportować flotę i uzupełniać dane etapami, zamiast pozostawiać część pojazdów poza systemem tylko dlatego, że na starcie brakuje jednej informacji.
Archiwum zachowuje pełną historię pojazdu
Pojazd zdany lub sprzedany można przenieść do archiwum. Znika wtedy z bieżących terminów i powiadomień, ale zachowuje koszty, dokumenty, raporty i historię kierowców. W razie potrzeby można go przywrócić.
Role i zakres pojazdów ograniczają dostęp
Rola odpowiada na pytanie, co użytkownik może robić, a zakres pojazdów — na których autach. Kontrola działa po stronie serwera również przy pobieraniu dokumentów, dlatego samo ukrycie przycisku nie jest traktowane jako zabezpieczenie.
Ewidencja prowadzi do działania. Pulpit wskazuje terminy po dacie, terminy w 30 dni, braki danych, uwagi Zarządu i koszt miesięczny floty. Kafelki prowadzą do przefiltrowanych list wymagających obsługi.
Zobacz ewidencję floty na danych demonstracyjnych.
Podczas prezentacji pokażemy listę pojazdów, kartę auta, historię kierowców, terminy, archiwum i kontrolę braków.