Repozytorium dokumentów jednego pojazdu
Na karcie auta można przechowywać polisy, umowy, dowody rejestracyjne, protokoły przekazania i zwrotu, faktury, zdjęcia oraz pliki Office i wiadomości. Przyciski wgrywania od razu przypisują dokument do właściwej kategorii.
System sprawdza faktyczny typ pliku, a nie tylko jego rozszerzenie. Plik udający PDF lub inny dopuszczony format jest odrzucany. Dzięki temu repozytorium nie przyjmuje przypadkowych programów albo plików o fałszywej nazwie.
Porównanie „było na karcie” i „z dokumentu”
Po odczytaniu dokumentu użytkownik widzi każdą rozpoznaną wartość obok danych zapisanych w kartotece. Tabela rozróżnia wartości zgodne, różniące się, uzupełniające puste pole oraz dane bez odpowiednika na karcie.
Przy każdej wartości widoczny jest cytat ze źródła, poziom pewności oraz decyzja: potwierdź albo odrzuć. Zatwierdzenie zgodnej wartości nie zmienia danych, ale zapisuje, kto i kiedy sprawdził dokument.
VIN i rejestracja
Jeżeli na karcie istnieje już inna wartość, system nie podmienia jej jednym kliknięciem. Różnica może oznaczać dokument innego pojazdu.
Dokumenty poza zakresem roli
Nazwa dokumentu jest widoczna, ale dostęp do pliku wymaga uzasadnionej prośby i kodu.
Historia próśb
Kod ma ograniczony czas ważności i pozostawia zapis osoby proszącej, powodu oraz czasu dostępu.
Logiczne usuwanie
Usunięcie wpisu nie powoduje niekontrolowanej utraty pliku i pozostawia ślad operacji.
Skrzynka flotowa z przypisaniem wiadomości do auta
Wiadomości mogą być pobierane przez Microsoft Graph lub wgrywane jako pliki EML. System pokazuje podgląd treści, sugeruje pojazd i pozwala przenieść załączniki do jego dokumentów.
Sugestia najpierw opiera się na numerze rejestracyjnym i VIN znalezionych w treści lub załącznikach. Dopiero gdy ich nie ma, bierze pod uwagę nazwisko kierowcy. Taka kolejność zmniejsza ryzyko przypisania przesłanej korespondencji do auta osoby, która tylko przekazała wiadomość.
Regulaminy z wersjonowaniem i suchym przebiegiem
Nowa wersja regulaminu nie nadpisuje poprzedniej. Użytkownik może przeanalizować dokument, wyciągnąć zasady i wykonać suchy przebieg, który pokazuje skutki bez zapisywania zmian.
Aktywacja wersji wymaga zatwierdzenia. Dopiero wtedy system może przeliczyć rozliczenia zgodnie z nowymi zasadami.
Przegląd AI z wyceną przed uruchomieniem
Sesja analizy może obejmować dokumenty PDF, TXT i CSV. System najpierw lokalnie oblicza liczbę stron i znaków, a następnie pokazuje szacowany koszt. Użytkownik decyduje, czy rozpocząć analizę.
Wynik powinien wskazywać cytaty ze źródeł, poziom pewności i braki. Pliki sesji są tymczasowe i są usuwane po określonym czasie.
Zasada nadrzędna: brak zatwierdzenia oznacza brak zapisu
Odczyt dokumentu, sugestia pojazdu i wynik AI są propozycjami. Nie zmieniają danych bez decyzji użytkownika. Treść dokumentu jest traktowana jako dane niezaufane, a znajdujące się w niej polecenia nie mogą sterować systemem.
AI jest opcjonalne. Ewidencja floty, polisy, odnowienia, przebiegi, tankowania, raporty, dokumenty, role i audyt działają również bez połączenia z modelem AI.
Zobacz obieg dokumentu i wiadomości.
Pokażemy przypisanie maila do pojazdu, zapis załącznika, odczyt dokumentu oraz zatwierdzanie wartości.